В отчётах amoCRM и Битрикс24 видно, сколько звонков сделал менеджер, сколько встреч назначил и сколько сделок закрыл. Но там нет строки «готовился». Время, которое уходит до первого звонка, на проверку компании, поиск повода и нужного человека, не попадает ни в одну воронку. Поэтому его почти никто не считает, хотя именно оно часто решает, сколько звонков менеджер успеет сделать за месяц.
Ниже разберём, из чего состоит эта работа, как замерить её у себя за неделю и как перевести результат в рубли.
Пять шагов подготовки
Каким бы ни был продукт, подготовка к первому касанию обычно проходит через одни и те же шаги.
- Проверить, подходит ли компания. Открыть карточку в Rusprofile или Контур.Фокусе, посмотреть ОКВЭД, выручку и численность, пролистать сайт и понять, похожа ли она на ваших клиентов.
- Найти повод. Пройтись по вакансиям на hh.ru, закупкам на zakupki.gov.ru, новостям и отраслевым Telegram-каналам в поисках события, которое делает звонок уместным.
- Найти людей кроме генерального. Директор есть в ЕГРЮЛ, а руководителей закупок, логистики или ИТ приходится собирать по сайту, интервью, программам конференций и контактам в закупочной документации.
- Убедиться, что человек на месте. Интервью двухлетней давности не гарантирует, что собеседник всё ещё работает в компании и на той же должности.
- Сформулировать первую фразу и внести всё в CRM. Связать повод с продуктом, записать источник и контакт.
Как замерить у себя за неделю
Оценки «на глаз» почти всегда занижают время, поэтому лучше один раз замерить.
- Возьмите десять компаний из текущего плана, которые менеджер ещё не трогал.
- Пусть он готовится к ним как обычно, но засекает каждый шаг отдельно и записывает минуты в простую таблицу: пять столбцов по шагам и строка на компанию.
- Если компания отсеялась на каком-то шаге, это тоже нужно записать вместе с потраченным временем. Отсеянные компании не дают звонков, но время на них уже ушло.
- Если в команде несколько менеджеров, пусть замерят двое-трое: разброс между людьми сам по себе полезная информация.
Расчёт на примере
Числа ниже условные и нужны только чтобы показать расчёт. Подставьте свои из замера.
Допустим, из десяти компаний четыре отсеялись на первом шаге, в среднем за 7 минут каждая. Шесть прошли все шаги:
| Шаг | Минут на компанию |
|---|---|
| Проверить, подходит ли компания | 7 |
| Найти повод | 15 |
| Найти людей кроме генерального | 20 |
| Убедиться, что человек на месте | 8 |
| Первая фраза и запись в CRM | 5 |
| Всего | 55 |
Время на одну компанию, готовую к звонку, считается с учётом отсеянных:
(6 компаний × 55 мин + 4 компании × 7 мин) ÷ 6 ≈ 60 мин
Если по плану менеджер должен подготовить 80 компаний в месяц, это около 80 часов, то есть почти половина рабочего месяца.
Теперь рубли. Возьмите всё, во что компании обходится менеджер за месяц: оклад, среднюю премию и страховые взносы, и разделите на число рабочих часов в месяце. Допустим, получилось 200 000 ₽ на 165 часов, около 1 200 ₽ в час. Тогда подготовка в этом примере стоит около 96 000 ₽ в месяц на одного менеджера.
Вторая цена, которую не видно в расчёте
Рубли за часы это прямые затраты. Есть и косвенные: каждый час подготовки это час, в который менеджер не звонит и не ведёт переговоры. Если команда не выполняет план по касаниям, причина часто не в лени и не в слабом скрипте, а в том, что половина времени уходит на поиск информации.
Есть и третья потеря: повод устаревает, пока его ищут. Закупка, найденная за день до окончания приёма заявок, или назначение полугодовой давности дают уже не повод, а формальность.
Где сгорает больше всего минут
В нашем примере больше всего минут ушло на поиск людей и поиск повода. К ним стоит добавить проверку, что человек ещё на месте: на одну компанию она занимает меньше, но повторяется для каждого найденного собеседника.
Общее у них одно: информация разбросана по десятку сайтов, и её нужно не просто найти, а сопоставить. Именно эти шаги лучше всего поддаются автоматизации.
Что отдать программе, а что оставить менеджеру
| Шаг | Кто делает |
|---|---|
| Проверить, подходит ли компания | программа: реестровые данные, отчётность и сайт читаются одинаково для любой компании |
| Найти повод | программа: она может перечитывать источники по расписанию, а не раз в квартал |
| Найти людей | программа: руководители и их публичные профили собираются из открытых источников |
| Убедиться, что человек на месте | программа сверяет источники и даты, менеджер смотрит спорные случаи |
| Первая фраза | программа готовит черновик, менеджер решает, что отправить |
| Кому звонить сегодня | менеджер |
Цель не в том, чтобы убрать человека из подготовки, а в том, чтобы его минуты уходили на решения, а не на поиск.
Как это устроено в LLEAD
LLEAD берёт на себя первые четыре шага. Он проверяет компанию по вашему профилю клиента и даёт вердикт с причиной, ищет события в вакансиях, закупках, реестре, отчётности, на сайтах и в Telegram-каналах, находит людей, которые принимают решения, и у каждого факта оставляет ссылку на источник. Платите вы за операции, и цена каждой видна до запуска, поэтому её легко сравнить с часом вашего менеджера из расчёта выше. Тарифы и цены есть на странице цен.
